Política de Privacidad

1. Quién trata tus datos

Hubents Tech, S.L. ("Hubents") presta la plataforma Hubents ("el Servicio") a profesionales de eventos. Para cualquier cuestión de privacidad, incluida la del delegado de protección de datos, escribe a privacy@hubents.com.

Hubents actúa con dos papeles distintos:

• Responsable del tratamiento de los datos de las personas que usan la aplicación: tu cuenta, tu facturación, el soporte y las comunicaciones comerciales.
• Encargado del tratamiento de los datos que nuestros clientes introducen para gestionar su negocio: sus contactos, proveedores, invitados, documentos y conversaciones. De esos datos el responsable es el profesional o la empresa que los introduce; Hubents los trata siguiendo sus instrucciones y el contrato de encargo (art. 28 RGPD), disponible a petición.

Si eres invitado a un evento y has rellenado un formulario de confirmación o de datos, quien trata tu información es el organizador del evento. Puedes ejercer tus derechos ante él o escribirnos a nosotros y lo trasladaremos.

2. Qué datos tratamos

• Cuenta y perfil: nombre, correo, contraseña (cifrada con hash), teléfono, empresa, categoría profesional, foto, idioma.
• Negocio del cliente: contactos, proveedores, eventos, tareas, presupuestos y facturas, archivos subidos, horarios y ausencias del equipo.
• Invitados: nombre, contacto, asistencia, acompañantes, mesa y menú. Las alergias o intolerancias son datos de salud: solo se recogen con el consentimiento explícito del invitado y únicamente para preparar el menú.
• Comunicaciones: si conectas un buzón de correo o un número de WhatsApp, sincronizamos los mensajes necesarios para mostrarlos y responderlos desde Hubents.
• Galerías: las fotos que el profesional publica y, si usa la agrupación por persona, un índice facial calculado sobre ellas. El profesional que publica es quien debe informar a las personas fotografiadas.
• Uso del Servicio: acciones dentro de la aplicación, registro de auditoría de quién hizo qué, y datos técnicos (IP, navegador, dispositivo).
• Facturación: plan, importes e historial de pagos. Los datos de tarjeta los guarda Stripe, nunca Hubents.

3. Para qué y con qué base legal

• Prestar el Servicio (cuenta, funciones, soporte, avisos del producto): ejecución del contrato.
• Facturar y cumplir obligaciones fiscales: obligación legal.
• Seguridad (registro de accesos, límites de peticiones, auditoría): interés legítimo en proteger el Servicio y a sus usuarios.
• Mejorar el producto con analítica de uso: consentimiento (banner de cookies).
• Publicidad y medición de campañas: consentimiento (banner de cookies y casilla en el registro para recibir novedades por correo).
• Acompañarte como cliente de Hubents: al registrarte creamos tu ficha en nuestro propio CRM (Hubents usa Hubents) para el alta, el seguimiento de la prueba y el soporte: interés legítimo. Las comunicaciones comerciales, incluidas las que pueda iniciar SofIA, solo si marcaste la casilla, y puedes retirarlo desde cualquier correo o escribiéndonos.
• Datos de salud de invitados (alergias): consentimiento explícito del invitado, que queda registrado con fecha y texto aceptado.

Puedes retirar un consentimiento en cualquier momento sin que afecte a lo tratado antes.

4. SofIA, la asistente de inteligencia artificial

SofIA responde preguntas sobre tu negocio, redacta borradores, prepara avisos previos a cada evento y, si el propietario de la cuenta lo autoriza, propone o ejecuta acciones dentro de Hubents. Para ello envía a modelos de lenguaje de terceros los fragmentos de datos necesarios para cada consulta: por ejemplo, la agenda del evento sobre el que preguntas o el hilo de correo que pides resumir.

• Los proveedores de modelos se contratan con condiciones de uso empresarial (API), no con las versiones de consumo.
• Las alergias de los invitados no se envían a los modelos como texto libre: SofIA solo recibe categorías y recuentos agregados.
• Lo que SofIA aprende de una organización nunca se comparte con otra. Las heurísticas generales del sector solo se incorporan tras revisión humana y de forma anonimizada.
• Las acciones de riesgo (enviar comunicaciones, cobrar, borrar) exigen confirmación de una persona. El nivel de autonomía lo decide el propietario de cada cuenta y queda auditado. Más detalle en /autonomia.

5. Con quién compartimos datos

No vendemos datos personales. Usamos los siguientes proveedores (encargados o subencargados), cada uno solo para la finalidad indicada y con contrato de tratamiento. Cuando un proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, lo hace con las garantías del art. 46 RGPD (cláusulas contractuales tipo) o bajo una decisión de adecuación.

Además, si conectas una integración (Google, Microsoft, Meta, tu proveedor de correo), los datos fluyen entre Hubents y ese servicio bajo sus propias políticas y solo mientras la mantengas conectada. Al desconectarla o borrar tu cuenta, revocamos el acceso.

6. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Cuenta activa: mientras la mantengas.
• Borrado de cuenta (desde Ajustes → Mi cuenta): de forma inmediata se anonimiza tu usuario, se cierran las sesiones, se revocan integraciones, se eliminan tus dispositivos, tus conversaciones con SofIA, tus buzones sincronizados y tu foto.
• Organización borrada: deja de ser accesible al instante y se purga definitivamente a los 60 días, incluidos sus archivos, su cliente de pagos y sus tokens de integración.
• Contactos borrados: papelera de 30 días para poder recuperarlos; después se eliminan.
• Facturas y datos fiscales: el plazo que exige la normativa fiscal y mercantil (hasta 6 años).
• Copias de seguridad: cifradas; la base de datos admite recuperación a un punto de los últimos 30 días y las copias diarias se guardan cifradas con una clave que solo custodia Hubents.
• Registros técnicos y de errores: plazos cortos definidos por cada proveedor, sin contenido de tus documentos.

7. Cookies y tecnologías similares

Al entrar por primera vez te pedimos tu decisión en un banner, con «Solo necesarias» tan accesible como «Aceptar todo». Hasta que decides, no se carga nada de analítica ni de marketing.

• Necesarias (sin consentimiento): sesión, organización activa, idioma y tu propia decisión sobre cookies.
• Analítica (PostHog): cómo se usa el producto, asociado a tu cuenta para entender qué funciones ayudan.
• Marketing (Google Ads, Meta): medición de las campañas con las que llegaste a Hubents.

Puedes cambiar tus preferencias de cookies en cualquier momento. Vercel Analytics mide el rendimiento del sitio de forma agregada y sin cookies.

8. Tus derechos

Tienes derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición y limitación del tratamiento, y a retirar cualquier consentimiento. Para ejercerlos, escribe a privacy@hubents.com desde el correo de tu cuenta; respondemos en el plazo máximo de un mes. Si eres invitado de un evento, dirígete al organizador o escríbenos y lo trasladaremos.

Si consideras que no hemos atendido tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

9. Seguridad

Conexiones cifradas (HTTPS con HSTS), contraseñas con hash, aislamiento de los datos de cada organización, permisos por rol, registro de auditoría de las acciones sensibles, límites de intentos de acceso, copias de seguridad cifradas y revisiones de seguridad periódicas. Ningún sistema es infalible: si detectamos una brecha que afecte a tus datos te lo comunicaremos y lo notificaremos a la autoridad en los plazos legales.

10. Menores

El Servicio se dirige a profesionales y no está pensado para menores de 14 años. Los datos de menores que aparezcan en listas de invitados los introduce el organizador bajo su responsabilidad.

11. Cambios en esta política

Si cambiamos algo relevante te lo comunicaremos por correo o dentro de la aplicación. La versión vigente está siempre en esta página.